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坏账呆账

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企业怎么防范死账烂帐

2018年6月3日  北京资深债权债务合同律师   http://www.wylwzy.com/
  企业怎么防范死账烂帐
  与烘焙业朋友谈及企业营业收入,朋友们觉得还行;但提及利润,他们往往大吐苦水,原因是烂帐、坏帐似乎防不胜防。
  几乎每个企业都有一部分利润淹没在坏账里。原本好端端的客户,因为更换了管理层,新人不理旧账,待追收时才发现原来就没签合同,手头上仅有对方仓库搬运工签字签收的“送货单”……有的客户恶意逃债,以原来公司名义签合同,积累了相当数额的货款后来个“金蝉脱壳”,把负债累累的公司丢掉,另设一间新公司重新经营……还有的客户远在千里之外,拖欠几万元货款长期不付,企业若为追回几万元尾款数,劳师袭远,就算追回货款,扣除差旅费等各项开支后也所剩无几……
  烂账,成了企业经营的沼泽地。如何防止企业经营陷入烂账的沼泽、有效保护企业利润呢?
  防烂账,先要签份好合同
  不少中小企业老板迷恋口头的“一诺千金”,甚至以“我们之间不用签合同”来炫耀他与客户关系很好,好像签合同还显得“见外”,致使许多重要的合作均无书面文件、而是存在于双方心中的“君子协定”。
  其实,很多纠纷产生,并不见得是哪一方作了“小人”,而是因为双方对交易的细节理解不同。一份口头约定,双方都以为各项条件已经达成一致,但在实际履行中,往往发现双方对细节的理解有出入。于是,理解上的差异,就成了纠纷的导火索。
  所以,将合作约定形成文字合同,在对合同文字斟字酌句的过程中,合作双方达成书面理解的一致,对防止因理解不一致造成的纠纷非常重要。
  一份好的合同,除合同标的、价款、履行期限(这几项内容一般不容易被忽视)外,必须注意以下细节:
  (一)和谁签合同,企业还是个人?
  合同的签署者,是合同义务的承担者。一般情况下,两个企业签订的合同加盖双方的印鉴即可。企业公章、合同专用章及业务专用章可以作为合同使用的企业印鉴,企业部门章不能对外使用。是否具有经办人签字、是否有公司法定代表人签字,并不影响合同的法律效力。
  如果对方未加盖企业印鉴,那必须要有该企业法定代表人的签字。所谓的法定代表人,就是在工商局登记的、在法律上可以代表企业的人。法定代表人以企业名义签署的合同或作出的承诺(无论是以口头形式还是以书面形式),在法律意义上均必须履行,盖不盖公章均可。当然,稳妥起见,一份合同最好既有经办人或法定代表人的签字,同时加盖企业印鉴。
  (二)是不是把对方老板也捎上?
  中小企业大多是由企业老板(股东)直接控制经营的,他们并不了解股东个人财产与企业财产的区分,很多情况下,其个人财产与公司财产是混同的。但当企业债务积累到一定数目、而老板又不想买单的时候,他便拿企业是“有限责任公司”作挡箭牌,金蝉脱壳。公司可能资不抵债,老板却还能开名车、住别墅,生活悠哉。更有甚者,老板将企业“翻牌”,以企业原有财产、设备重新设立新公司来逃避债务。
  为避免碰上这样的“老赖”,可以考虑在合同中把企业的实际控制人——老板也捎上。可以在合同中约定:“买方的法定代表人"实际控制人"经办人以个人财产为合同项下买方义务提供担保。”同时,在合同尾部另立担保人栏,供担保人签署。企业控制人在“担保人”处签署后,等于给卖家的货款上了双保险:企业不买单的,可以拿老板的家产抵债。从买家的角度考虑,如果不是早有赖账之心,那以其个人财产提供担保对担保人并无影响。
  (三)约定异议期限,过时不候?
  买方在付款时拖延或拒付,最常见的托辞有二:卖方交货不及时、或产品质量不符合要求。
  通常情况下,在合同履行过程中,卖方的交货期、质量如与合同约定有出入,买方可以拒收。如买方收货,其行为已经表示买方接受了卖方履行合约过程中的瑕疵(交货期及质量问题)。除非在交货、收货时,双方就此问题对结款数量和时间做出新的调整约定,否则买方应如期付款。
  但是,《合同法》规定,双方未就货物质量异议期限做出约定的,买方有权在合理的期间提出异议。这个“合理的”期间为多长时间?一周还是半年?双方往往各执一辞。根据民法的规定,货期不符、质量不符,属卖方违约,买方对卖方违约提出权利主张的时效为两年!
  换言之,如果双方在合同中未就货物质量异议期限做出约定的话,理论上,买方可以在两年之内拿货期、质量不符合来说事儿,拒付、少付或者索赔!法律支持这种“马后炮”。
  为了防止买方收货后又以货期、质量不符拖款,必须在合同中专门做出约定:“买方收取货物后,对货物质量、交货期限有异议的,应在 天(比如说十天、十五天等)以书面形式通知买方,逾期未接到买方书面异议的,视为买方对卖方的履行瑕疵无异议。”
  (四)明确违约金和律师费,增加赖账成本?
  许多企业签订的合同中都没有约定违约金。在司法实践中,合同中未约定违约金的,有的法院会应债权人的要求判令逾期付款者按万分之二点一/日计付违约金。但有的法院则以合同无约定为由驳回卖家关于支付逾期付款违约金的诉讼请求。
  作为卖家,在合同中应约定逾期付款违约金标准。目前,银行贷款逾期款利息为万分之二点一/日。合同中,可以约定逾期付款违约金高于银行利息,比如说,1‰/日。有此约定,赖账者每拖一天,将产生很高的财务费用,否则对于赖帐者而言,欠款十天和欠款一年就没有区别了。
  另外,还可在合同中约定:“违约方除承担本合同约定的违约金外,另应承担守约方为主张权利而发生的一切费用,前述费用包括但不限于差旅费、调查取证费、律师费、诉讼/仲裁费。”有此约定,就不怕为主张权利而发生费用了。一般情况下,法院会判令赖账者承担前述约定的实际发生的、合理的费用。
  (五)、争议解决方式,诉讼还是仲裁?
  除非双方在合同中约定了采取仲裁方式解决争议、并明确选定了仲裁机构,否则双方发生争议后,任何一方均可诉至法院。
  根据我国的诉讼法,诉讼两审为终审,即一审判决做出后,任何一方不服一审判决结果的,可提出上诉启动二审程序。而仲裁,则是一裁终局,双方均无上诉机会。
  诉讼,可能会给双方一个更公平的结果。
  (六)争议管辖地,主场还是客场?
  如以诉讼解决争议的,则涉及管辖法院的选择。双方可以在合同中约定选择买卖任何一方的住所地、合同履行地、合同签订地、标的物所在地法院管辖。一般而言,劳师袭远为兵家大忌,大部分球队在主场表现较好。所以,如果有可能,在合同中约定在自己的地盘诉讼解决争议。
  防烂账,日常“功课”很重要
  签了一份好合同,并不能万事大吉。在合同履行过程中,企业必须有完整的履行合同的纪录,必须保留全部证据。对信誉不良的客户,业务人员要加强信息搜集、密切跟踪,及时判断和处理问题。这些日常“功课”,对防范烂账非常重要。
  (一)既服务,也监督
  业务人员,要加强与客户的联系。一方面,了解客户的业务需求,及时做好服务,对合同履行中出现的问题及时化解,保证合同有效履行;另一方面,密切注意客户的经营情况,及时搜集和分析不良信息,防止客户经营不善产生烂账。
  同时,详细记录与客户业务往来中的重要事项,凡涉及交货期、产品质量方面的异议,绝不能图省事搞糊涂帐,一定要当时与客户达成解决意见、最好形成书面文件。防止对方口头答应“没事”,以后不认账、产生纠纷。万一产生纠纷,业务人员作为企业第一经手人,必须件件事说得清楚。
  (二)保留证据
  绝大部分应收款,都可以通过对帐、催款的方式收回。对于难以自行清收的部分货款,在清收过程中要注意保留证据,为日后可能发生的法律行动作准备。
  首先,要保留对帐单原件。企业间对帐时,很多时候是通过传真或电子邮件进行的。在诉讼催款中,合同、对帐单原件是证明货款发生最重要、最直接的证据。如果一笔应收款有可能形成呆、坏帐的,卖方应第一时间和买方对帐并签署对帐单,而且卖家应执对帐单原件。因为在诉讼中,复印件、传真件的证据通常不能为法院认定,除非有其它关联证据与之构成证据锁链。
  与合同有关的补充协议、会议纪要和其它书面资料,均是重要证据,平时都应当保留好。
  (三)有目的地补充取证
  对帐单原件与合同原件相印证,是债权的充分针据。但是,有的存心赖账的买家往往口头承诺付款而不愿签对帐单,证明欠款者缺乏还款的诚意,此类应收款应引起债权人的高度关注。在此种情况下,应考虑录制电话录音作为证据。
  法院接受录音证据,除非该录音是通过非法途径取得。也就是说,对商业磋商、谈判,均可不经对方同意而录音。因为商务磋商、谈判一般而言不涉及国家秘密和个人阴私。
  录制电话录音时应注意以下几点:
  1、录取自拨号至挂机完整的谈话内容,以免有剪辑之嫌。
  2、要明确通话者的身份,否则,有可能被人认为是个人行为。例如:“卖方:“你是xxx公司(买方)财务部xxx先生吗?我是xx公司(卖方)财务部的xxx,想和你对一下至 年 月 日的货款……”
  3、尽可能提及录音录制的时间,作为催款时间的证据。
  和书面文件相比,录音材料易于被删改、剪辑,法院一般不以一个单独录音来认定事实。所以,取得录音后,还应以合同送货单(收货单)等相关证据互相印证。
  收烂账,法律是最好的武器
  古语有云:“逢诉必凶”。一个企业,应尽量避免诉讼事务。但是,一些市场参与者缺乏诚信,采取法律行动制裁赖账、收回货款,是企业维护自身利益的最后途径。
  有人对“收帐公司”津津乐道,认为收帐公司收款效率高。笔者上一期的专栏文章——《您的保护伞是什么颜色》对所谓的收帐公司与黑道人物已有述及。收帐公司做的是刀头儿舔血的买卖,除非你的生意性质与之相同,否则,敬鬼神而远之为上策。
  (一)用《律师函》催款
  采取法律行动前,将合同、对帐单、送货单等所有相关文件整理成册移交给律师处理。同时要相关业务人员将合同签订、送货、对帐、催款的过程及相关联系人联系方式作详细文字描述,一并交给律师。律师收到文件后,一般先向债务人发送《律师函》,此后再致电或上门催收。有些个案在此阶段即可回款。
  (二)查封对方财产
  如《律师函》催收未果,律师在征得债权人同意后便会启动诉讼(若合同约定以仲裁解决的,则申请仲裁)程序。为保证打赢官司后能收回货款,一般应申请诉讼保全,即申请法院查封、冻结、扣押债务人的财产,以利于将来胜诉判决后执行。诉讼保全是向债务人施压的较好方式,如果能查封、冻结、扣押到债务人银行存款、物料、成品、房产等有价值财产,债务人往往不战而降。
  原告如申请诉讼保全的,需向法院提供同等价值的财产担保,现金、房产均可作担保。原告无财产可供担保的,亦可申请担保公司担保。
  (三)诉讼
  我国法律并不要求债权人必须聘请律师代理诉讼,当事人可自行出庭处理诉讼事宜。但是在法律实践中,未受过法学教育又没有足够诉讼经验的当事人自行处理诉讼事宜时,往往效果不佳,甚至有理不能胜诉。聘请代理律师,应当是明智的选择。
  法院立案后,会将诉状送达被告,给被告十五天答辩期及合理的举证期限,然后开庭。为了配合法庭调查了解债权人债务发生的细节,一般情况下,企业派员到庭配合律师为好。
  一审判决后,任何一方不服的,可提出上诉并缴纳上诉费。二审判决即为终审判决,当事人即便不服亦不能再上诉。判决生效后,败诉方未自动履行的,胜诉方可向法院申请强制执行。法院一般通过扣划败诉方银行存款、拍卖债务人财产等方式强制执行判决。在此阶段,胜诉方如能向法院提供债务人银行帐号,或能提供债务人其它财产线索,会对执行大有帮助。